Extern Vertrouwenspersoon
Werkgevers dragen volgens de Arbowet verantwoordelijkheid voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA), inclusief ongewenste omgangsvormen. Daarom is het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon een goede keuze, en een logische vervolgstap. Een externe persoon brengt objectiviteit en onafhankelijkheid met zich mee, waardoor medewerkers zich vrijer voelen om hun problemen te bespreken.
Een externe vertrouwenspersoon kan ook een toevoeging zijn op één of meerdere interne vertrouwenspersonen: zo hebben medewerkers vrije keuze, en hebben de interne VP’s een collega om waar nodig mee te sparren.
Het doel van een vertrouwenspersoon is niet alleen om individuele gevallen aan te pakken, maar ook om bij te dragen aan een integere werkomgeving waarin werknemers zich gehoord en gesteund voelen. Zo kan de VP ook dieper ingaan op problemen zoals pestcultuur of uitsluiting. Dit helpt de organisatie om een veilige werkomgeving te waarborgen en medewerkers duurzaam inzetbaar te houden.
Door een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, investeer je als organisatie in de sociale veiligheid binnen je bedrijf en het welzijn van je medewerkers. De vertrouwenspersoon heeft drie taken.
Ondersteuning
De voornaamste taak van de vertrouwenspersoon is opvang, begeleiding en ondersteuning van melders. Hij biedt een veilige haven voor melders van ongewenste omgangsvormen. Hij analyseert feiten, helpt bij het vinden van optimale oplossingen en ondersteunt bij het herstellen van vertrouwen. De VP bevestigt de legitimiteit van ervaringen, initieert interventies door leidinggevenden of HRM, en verwijst indien nodig naar specialisten. Ook biedt hij opvang en advies bij integriteitsschendingen, waardoor hij een cruciale rol speelt in het waarborgen van een gezonde werkomgeving.
Voorlichting
De vertrouwenspersoon geeft voorlichting over zijn werkwijze en hoe melders hem kunnen benaderen. Hij stelt zich persoonlijk voor bij de opdrachtgever, bijvoorbeeld in teams, op afdelingen en bij introducties of onboarding van nieuwe medewerkers. Zijn aanwezigheid wordt gepromoot in personeelsbladen, intranet en/of op publicatieborden. Waar nodig kan hij voorlichting geven over zaken gerelateerd aan sociale veiligheid, en vragen beantwoorden die rond dit thema spelen binnen de organisatie. Ook communiceert hij regelmatig via columns, nieuwsbriefartikelen en andere medewerkersuitingen.
Advisering
De vertrouwenspersoon adviseert het management gevraagd en ongevraagd over knelpunten in het beleid. Op regelmatige basis overlegt hij met het bestuur of de directie, en maakt een jaarverslag waarin het aantal meldingen, opvallende trends en ontwikkelingen, en acties gericht op het versterken van sociale veiligheid worden benoemd. Tevens heeft hij een signalerende functie: hij brengt proactief leidinggevenden op de hoogte van problemen op afdelingen, zonder daarbij de vertrouwelijkheid te doorbreken.
Hoe werkt het?
Medewerkers kunnen de vertrouwenspersoon direct benaderen zonder de leidinggevende in te lichten. De vertrouwenspersoon luistert naar het probleem en ondersteunt de medewerker bij het vinden van oplossingen. Dit kan via de informele route – een gesprek met de betrokkene, een leidinggevende of HR bijvoorbeeld. Maar ook bij de formele route ondersteunt de vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld bij het indienen van een klacht. In sommige gevallen besluit de melder (voorlopig) niets te doen – ook dit is altijd een optie.
De medewerker behoudt ten alle tijden de controle over het proces, en alle informatie en ervaringen worden vertrouwelijk behandeld. Het doel is een veilige en integere werkomgeving waarin medewerkers optimaal kunnen presteren en zich gewaardeerd voelen. Werk aan een positieve werksfeer en behoud duurzaam inzetbare werknemers!
Heeft jouw organisatie behoefte aan een (nieuwe) externe vertrouwenspersoon, of uitbreiding van het bestaande team vertrouwenspersonen? Neem dan gerust contact met mij op voor een vrijblijvende kennismaking.